کمک حسابدار یا Bookkeeper کیست و چه وظایفی دارد؟

در دست تکمیل است

مقدمه

متاسفانه تا کنون در بازارکار ایران ، به این مشاغل به نحو مناسب پرداخته نشده و به دلیل شفاف نبودن وظایف نیروها و کارکنان ، در بسیاری از مواقع مشکلات و چالش های بسیاری هم برای کارکنان و هم برای کارفرمایان ایجاد کرده است به نحوی که در بسیاری از مواقع این چالش ها و مشکلات به صورت روزانه گریبانگیر امور کار و کارفرمایی شده است.

فرهنگ کار در ایران – به ویژه در حوزه مشاغل ستادی – به گونه ای است که به امور به صورت کلی و کلان نگریسته می شود و کمتر سازمان و کسب و کاری را پیدا میکنید که به صورت برنامه های شفاف مستمر روزانه ، هفتگی ، ماهانه ، …. وظایف کارکنان خود را مشخص و کنترل و مدیریت کنند.

در برخی موارد هم این موضوع به صورت عمدی و آگاهانه رخ میدهد. به عنوان مثال کارفرمایان ترجیح میدهند که وظایف چندان هم شفاف نباشد تا بتوانند امور مختلف را بر حسب نیاز به کارکنان و نیروهای خود واگذار کنند و یا نیروها نیز چندان تمایلی به برنامه های کاری منظم  ندارند چون کارفرما از این طریق آنها را به صورت شفاف و مستمر میتواند در طی ساعات روز ، هفته و ماه کنترل کند . همچنین این موضوع باعث فرار کارکنان از زیر بار مسئولیت قصور و کوتاهی ها در انجام وظایف خواهد شد.

بنابراین در موارد متعدد این شرایط  – به صورت غیر رسمی و برمبنای عرف و قانون نانوشته – عملا خواسته هم کارفرما و هم کارمند و نیرو ست!

از طرف دیگر در بسیاری از مواقع ، تصور بر این است که اگر برای وظایف و نقش های مختلف در یک واحد (مثلا حسابداری) خط کشی و نظم و قاعده استاندارد  قائل شویم ، باعث میشود تا نیرو از زیر بار مسئولیت برای انجام سایر وظایف شانه خالی کند. 

برای پاسخ به این موضوع آخر ، باید خاطر نشان کرد که حجم عملیات و بزرگی سازمان تعیین کننده نقش های یک فرد و جایگاه شغلی است و نه تعاریف استاندارد از وطایف و چارچوب های کارکردی مورد انتظار ارائه شده در این دوره های آموزشی است. به عنوان مثال در یک شرکت و کسب و کار کوچک ، صفر تا صد عملیات حسابداری میتواند توسط یک فرد انجام شود (حتی ممکن است این فرد به صورت پاره وقت همکاری داشته باشد) اما در یک شرکت و سازمان متوسط و بزرگ ، یک رسته شغلی توسط چندین فرد انجام شود. به عنوان مثال در سازمان های بزرگ ممکنه است از بیش از یک نفر حسابدار فروش یا حسابدار خزانه استفاده شود. 

و جالب است که بدانید در سایر کشورها ، همه این موارد به صورت شفاف در توافقات و قراردادهای فی مابین شفاف و توسط طرفین مورد پذیرش قرار می گیرد.

آنچه مسلم است ، مطالبی که در این دوره ها و منابع آموزشی ارائه میشود ، اگرچه عملیات و کاربردی است ، اما بر حسب حجم و اندازه سازمان میتواند چند مورد از این نقش ها و وظایف توسط یک نفر و یا اینکه چند نفر برای انجام یک نقش و وظیفه مسئولیت اجرای آن را داشته باشند.

اولین سرفصل آموزشی و شغلی ما ، مربوط است به مشاغل و وظایف حسابداران از پایین ترین سطح تا بالاترین سطوح مرتبط.

در این دوره آموزشی ، به اولین نقش و کارکرد حسابداران پرداخته ایم که ما نام آن را کمک حسابدار نامیده ایم که عملا معادل شغلی آن در سایر کشورها تحت عنوان Bookkeeper (دفترداری یا مسئول صدور اسناد) شناخته میشود.

اصطلاحات و مفروضات پایه :

پیش از هر چیز بهتر است کمی بیشتر با برخی از اصطلاحات و مفروضاتی که در متون و دوره های آموزشیار آتیلا ، استانداردسازی شده اند آشنا شوید (اگرچه فراگیری این مفاهیم و اصطلاحات ممکن است در این مرحله کمی سخت به نظر برسد ، اما با توجه به اثرات آن بر درک بهتر آموزشهایی که ارائه می شوند ، در همین گام نخست ناچار به ارائه آنها هستیم):

• سیستم حسابداری : سیستم مرکزی یک نرم افزار حسابداری است . در شرایط استاندارد اسناد مالی صادره در زیر سیستم های حسابداری ، به صورت خودکار به سیستم حسابداری منتقل می شود.
• زیر سیستم های حسابداری : زیرسیستم های نگهدارنده اطلاعات تفضیلی و جزئی تر عملیات مالی که هر یک ، فقط یکی از حوزه های مالی را پوشش میدهند . رایج ترین این زیر سیستم ها عبارتند از : انبار ، فروش ، خزانه ، اموال و ماشین آلات و حقوق و دستمزد. همه اسناد این زیر سیستم های می بایست به صورت مستمر و خودکار به سیستم حسابداری منتقل شوند. در برخی از موارد ، این زیر سیستم ها با یکدیگر نیز مرتبط هستند . به عنوان مثال صدور سند دریافت در زیر سیستم خزانه ، معمولا مرتبط با یک فاکتور فروش در زیر سیستم فروش است. استقرا اولیه سیستم حسابداری با زیر سیستم ها و نظارت های مرتبط با جلوگیری از مغایرت های احتمالی بین سیستم حسابداری با زیر سیستم ها ، امری بسیار حیاتی و مهم است که توسط مدیران مالی می بایست مورد توجه و کنترل قرار گیرند . در غیر اینصورت در انجام یکی از پایه ای ترین وظایف کنترل های مرتبط با عملیات داخلی حسابداری ، قصوری رخ داده است. هرچند در صورت عدم استقرار صحیح در مراحل اولیه خرید نرم افزار ، اگر این کنترل ها به صورت منظم و مستمر صورت نگرفته باشد ، رفع مغایرت های احتمالی ، به همین سادگی ها هم امکان پذیر نیست!
• سند حسابداری : منظور سند مکانیزه ای است که توسط زیر سیستم های حسابداری به سیستم حسابداری منتقل شده است.
• اسناد مالی. عبارت است از کلیه اسناد مقداری و ریالی که در زیر سیستم حسابداری صادر شده که حاصل آنها میتوانند به صورن تفکیکی و یک به یک و یا جمع آنها به صورت اسناد روزانه ، به سیستم حسابداری منتقل شوند. کمک حسابدارها عموما مسئولی صدور این اسناد مالی هستند.
• سند دستی حسابداری : منظور سندی است که مستقیم در سیستم حسابداری صادر شده است. اگر اسناد مالی که باید در زیر سیستم ها صادر شوند ، مستقیم در سیستم حسابداری شوند ، باعث مغایرت داخلی اشاره شده در بالا می شوند. اما اسنادی هستند که می بایست به صورت مستقیم در سیستم حسابداری صادر شوند . مثل صدور سند تهاتر حساب پیش پرداخت ها با حساب های پرداختنی یا صدور اسناد هزینه (به دلیل اینکه ما زیر سیستمی تحت عنوان زیر سیستم هزینه نداریم) یا صدور اسناد انتقال مانده سود و زیان جاری به مالیات پرداختنی.

به طور کلی صدور اسناد حسابداری در سیستم حسابداری (چه به صورت مکانیزه و چه به صورت دستی) توسط کمک حسابداران نباید انجام شود.

• کنترل حساب ها : منظور انجام اقداماتی است که برای کنترل حساب هایی است که در سیستم حسابداری و از طریق گزارشات گردش حسابها و کنترل تمام یا بخش های از حساب های ترازهای مالی (کل ، معین و تفصیلی) انجام میشود.
• حسابدار : شخصی است که توانایی کنترل مستندات و مجوزها را همراه با توانایی تشخیص حساب ها را دارد. حسابدارها معمولا مسئولیت  کنترل حساب های مرتبط با حداقل یکی از زیر سیستم های حسابداری را برعهده دارند. به عنوان حسابدار فروش که مسئولیت های مرتبط با مدیریت حساب های فروش ، حساب ها و اسناد دریافتنی تجاری ، پیش دریافت ها ، حسابهای مرتبط با سیستم خزانه (دریافت از مشتریان و تسویه حساب های آنها) را برعهده دارد.
• کمک حسابدار : فردی است که در واحد حسابداری مشغول به کار است و عموما وظیفه پیگیری و جمع آوری اطلاعات ، مستندات و مجوزها را برعهده دارد. صدور اسناد مالی (اسناد در زیر سیستم های حسابداری)  در واحدهای حسابداری از نوع متمرکزنیز عموما بر عهده کمک حسابداران است. در انجام وظایف کمک حسابداری ، عموما مسئولیت حساب خاصی به وی واگذار نمی شود . با این همه برخی از حساب هایی که کمک حسابدار میتواند مسئولیت کنترل آنها را بر عهده بگیرند عبارتند از حساب تنخواه داران ، حساب مساعده و وام کارکنان .
• کاربر عادی : منظور افرادی خارج از واحد حسابداری هستند که تمام یا بخشی از معاملات تجاری را در زیر سیستم های حسابداری ثبت میکنند. مثال صدور پیش فاکتور و فاکتور فروش توسط کارشناسان واحد فروش ، یا صدور رسید انبار (مقداری) توسط انباردار
• واحد حسابداری متمرکز : منظور واحد حسابداری است که عملیات صفر تا صدی ثبت و صدور اسناد مالی در تمامی زیر سیستم ها ، توسط حسابدار یا نیروهای واحد حسابداری  صادر میشود و سایر اشخاص به این سیستم هیچ دسترسی ندارند . این مدل از واحد حسابداری عموما در کسب و کارهای کوچک  و یا کسب و کارهای با مدیریت سنتی رایج است. در این روش حسابداران عموما فقط در سطح کمک حسابدار و یا حسابدار ساده و برای انجام عملیات اپراتوری حسابداری مورد استفاده قرار می گیرند.
• واحد حسابداری غیر متمرکز : منظور واحد حسابداری است که عملیات صدور اسناد مالی در زیر سیستم های حسابداری ، توسط کارشناسان و کارکنان واحدهای ذیربط صادر میشود و واحد حسابداری عموما مسئولیت کنترل مستندات و مجوزها و تایید این عملیات و اسناد صادر توسط سایر واحدها را بر عهده دارند.

تعریف کمک حسابدار یا Bookkeeper :

شخصی که در یک سازمان برای انجام وظایف صدور اسناد جاری و روزانه مالی و حسابداری استخدام می شود معمولاً  کمک حسابدار (یا بعضا حسابدار) نامیده می شود. کمک حسابدارها معمولاً اسناد مالی روزانه را با استفاده از نرم افزارها صادر میکنند . نمونه هایی از این اسناد مالی روزانه عبارتند از صدور فاکتور فروش ، صدور رسید دریافت (نقد ، حواله ، چک ، کارتخوان و …..) ریالی کردن رسید انبار و در مواقعی صدور رسید انبار . هر فعالیت مالی، اعم از نقدی یا اعتباری، بر اساس مدارک و مستندات و مجوزهای صادره ، توسط کمک حسابدار در زیر سیستم های مالی (مثل سیستم خزانه ، سیستم فروش ، سیستم انبار) توسط کمک حسابدار ثبت و بر اساس مدل های مختلف ، سند 

– یعنی دفترچه نقدی خرد، دفتر تامین کنندگان، دفتر مشتریان و غیره. .—و دفتر کل. پس از آن، یک حسابدار می تواند گزارش های مالی را از اطلاعات ثبت شده توسط حسابدار ایجاد کند. حسابدار دفاتر را به مرحله تراز آزمایشی می‌آورد که از آنجا یک حسابدار می‌تواند گزارش‌های مالی مانند صورت سود و زیان و ترازنامه را برای سازمان تهیه کند.

سرفصل های آموزشی :

برای مشاهده سرفصل های آموزشی ، ابتدا در دوره ثبت نام کنید

برخی منابع و سورس های آموزشی

مدرس دوره

رامین حیدری نویسنده

اطلاعات دوره

سطح دشواری: مبتدی

مسیرها: ضروریات

دسته‌بندی‌ها: آموزش مهارت های شغلی پیشرفته

مدرس دوره

رامین حیدری نویسنده